מיקרוסופט מאפשרת להורדה את חבילת הניהול של Office System 2010 אשר מכילה בתוכה הן את קבצי ה- ADM/X ואת ה- Office Customization Tool (OCT), חבילה זו ניתנת להורדה תחת השם Office 2010 Administrative Template files (ADM, ADMX/ADML) and Office Customization Tool.

לאחר שהורדנו את חבילת הניהול, נלחץ על קובץ ה- AdminTemplates_32. החלון הבא יופיע בפנינו:

נסמן ב- V את התיבה Click here to accept the Microsoft Software License Terms ונלחץ על Continue.

כעת, נציין את המיקום אליו יחולצו קבצי הניהול של Office System 2010, ונלחץ על OK.

הקבצים יחולצו כעת לתיקייה שצוינה.

כעת, נוכל לייבא ל- Group Policy את קבצי ה- ADM/X ולנהל בקלות ממקום יחיד את ההגדרות המומלצות שברצוננו להחטיב למשתמשים ולמחשבים אשר מפעילים עותק של Office 2010.

על-מנת לבצע זאת, ניגש ל- Group Policy Management Console, או GPMC בקצרה, באמצעות לחיצה על Start, בחירה ב- Run והקלדת הפקודה gpmc.msc. במידה והינכם פועלים עם Windows Server 2003 ללא GPMC, מומלץ להוריד את GPMC מהקישור הבא. שימו לב כי במהדורות של Windows Server 2008/R2 לדוגמה אין צורך בהתקנה ידנית של ה- GPMC.

ב- GPMC נאתר את ה- Policy שברצוננו לנהל דרכה את Office 2010.

נערוך את ה- Group Policy Object (GPO) ובחלון שיופיע בפנינו, ננווט אל ה- Administrative Templates (אין חשיבות למיקום כרגע, מכיוון שה- ADM/X יחול הן ברמת ה- Computer והן ברמת ה- User).

באמצעות מקש עכבר ימני נבחר באפשרות Add/Remove Templates מן ה- Administrative Templates.

כעת, נלחץ על Add ונוסיף את קבצי ה- ADM/X שחילצנו מן הקובץ שהורדנו בתחילת המאמר.

לצורך הדוגמה בחרתי ב- ADMs של Office 2010 ו- Word 2010.

לאחר שהוספנו את ה- ADM/Xs הרצויים נלחץ על Close.

כעת, נוכל לראות כי התווספו לנו ה- ADM/Xs של החבילות שהוספנו.

מעתה נוכל בקלות, בדומה לשאר יכולות של Group Policy לנהל בקלות הגדרות אשר ברצוננו להחטיב לכלל הארגון (או ה- OU). דוגמה אחת פופולארית מיני רבות, אשר אני מבצע בהטמעות רבות של Office 2007 & 2010, היא פורמט השמירה של קבצים: לא לכל הארגונים אשר אנו עובדים עימם יש Office 2007/2010 ולחלק אף אין את קבצי התאימות לצורך צפייה במסמכים בפורמט XML (DOCX לדוגמה). על-מנת להגדיר כי כלל הקבצים שנשמור ב- Word ישמרו בפורמט DOC למען תאימות לאחור בעבודה גם גופים שפועלים עם גרסאות ישנות של Word ניגש ל- User Configuration, משם נבחר ב- Classic Administrative Templates וב- Microsoft Word 2010. משם נבחר ב- Word Options וב- Save. תחת Save ניתן לראות את האפשרות Default file format.

לחיצה על Default file format תוביל לחלון המאפיינים אשר מאפשר לנו לערוך את הגדרה זו. במקרה הנ"ל בחרתי ב- Enabled, וסימנתי את האפשרות Word 97-2003 Document (*.doc) מן הרשימה.

טיפ מהשטח: במידה והינכם מבצעים התקנות ידניות של Office 2010 ללקוחות אשר אינם מנהלים את הגדרות ה- Office שלהם באמצעות Group Policies, ניתן לשלב את ההגדרות הרצויות כבר בתהליך ההתקנה על-ידי יצירת קובץ תשובות והגדרות באמצעות ה- Office Customization Tool אשר נמצא אף הוא בחבילת כלי הניהול של Office 2010 שצוינו מעלה.