תקציר
מאמר זה מסביר אודות יכולת חדשה ב- Exchange Server 2010 העונה לשם E-mail Archiving ובנוסף, המאמר מדגים כיצד לעשות ביכולת זו שימוש.
אירכוב דואר הוא אתגר אשר מופיע בכל ארגון – גדול עד קטן, מיקרוסופט מספקת פתרון יעיל ופשוט ב- Exchange Server 2010 עבור בעיה זו, אשר לרוב "טופלה" במרוצת הזמן על-ידי קבצי PST.
קבצי PST (או Personal Folder ב- Outlook, אשר ראשי התיבות המקוריים עומדים בפני Personal Storage Table) הינם קבצים מקומיים עבור משתמש מסוים (על מחשב מסוים) אשר נפגמים בקלות וקשה לגבות אותם.
Exchange Server 2010 מאפשר לנו לעשות שימוש ב- Archive Mailbox, אשר מהווה פתרון לבעיות האירכוב אשר היו "נפתרות" כאמור, על-ידי קבצי PST.
היתרונות אשר כלולים ב- Archive Mailbox מספקים מענה ראוי לבעיות רבות אשר היו קיימות בעבודה עם קבצי PST, ביניהן:
- נגישות – ניתן לגשת ל- Archive Mailbox מ- Outlook Web App (השם החדש ל- Outlook Web Access) ומ- Outlook 2010 מכל מקום ומכל מחשב
- גיבוי – בשונה מ- PST אשר היווה בעיה בתחום הגיבוי, ה- Archive Mailbox שוכנת ב- Mailbox Database בדומה לתיבת המשתמש ומאפשרת לכלול את ה- Archive Mailbox בתהליך הגיבוי הרגיל של Exchange, מבלי לעשות שימוש בכלי ייעודי לאירכוב
- עבודה שקופה במקביל ל- Exchange – ה- Archive Mailbox פועלת כמו תיבה רגילה, ומתמזגת עם מדיניות ה- Exchange (ניתן להגדיר עבורה מדיניות של Quotas, Retentions וכדומה) כולל חיפוש מידע על-ידי מחשבי כף יד, פלאפונים חכמים תומכי ActiveSync וכו'
- גמישות – ניתן לגרור פריטים מן ה- PST אל ה- Archive Mailbox, כמו כן, ניתן לחפש ולצפות בהודעות ב- Conversion View ב- Archive Mailbox
הערות: שימוש ב- Archive Mailbox מחייב רישוי מסוג Exchange Enterprise CAL.
יש לשים לב כי נכון להיום (Exchange Server 2010) ה- Archive Mailbox נוצרת ב- Mailbox Database של ה- User Mailbox. ייתכן ובגרסאות עתידיות (או Service Packs, כמו Service Pack 1 שעתידה לצאת במרץ) ניתן יהיה ליצור את ה- Archive Mailbox על Mailbox Database נפרד.
אזהרת Quota ברירת המחדל עבור Archive Mailbox הינה 10GB.
הגדרת Archive Mailbox
על-מנת להגדיר Archive Mailbox עבור תיבה ניכנס ל- Exchange Management Console ונפעל לפי הצעדים הבאים:
- ב- Exchange Management Console נבחר ב- Recipient Configuration ונלחץ על Mailbox.
- בחלון שיוצג בפנינו תחת Mailbox נסמן את המשתמש שנרצה לצור עבורו Archive Mailbox.
-
נלחץ על Enable Archive שבתפריט ה- Actions (או לחלופין נלחץ באמצעות מקש עכבר ימני על המשתמש ונבחר ב- Enable Archive).
-
יוצג בפנינו חלון אשר מודיע כי עבור שימוש בתכונה זו יש צורך ברישיון Exchange Enterprise CAL, נלחץ על Yes ועבור המשתמש תיווצר Archive Mailbox.
שימו לב כי הסמל של המשתמש שונה מסמל של User Mailbox ל- Archive Mailbox (למרות אף היותה של התיבה תיבת משתמש קודם לכן) בתמונה ניתן לראות את ההבדל בין תיבתו של יובל סיני – ללא Archive, לעומת התיבה שלי, נתנאל, עם Archive.
במידה וניגש ל- Outlook/Outlook Web App נוכל לראות את ה- Archive Mailbox, אשר מסומנת בתמונה כ- Online Archive – Netanel Ben-Shushan.
את השם ניתן לשנות דרך Exchange Management Console תחת מאפייני המשתמש (אשר נמצא ב- Mailbox שב- Recipient Configuration) בלשונית Mailbox Features יש לסמן את האפשרות Archive וללחוץ על כפתור ה- Properties והזנת שם חדש.
כמו כן ניתן להגדיר Quota ל- Archive Mailbox דרך לשונית Mailbox Settings.
לסיכום
מאמר זה הציג יכולת חדשה ב- Exchange Server 2010 בתחום הארכיבאות – Archive Mailbox, אשר מהווה מענה לבעיות ה- PST ומאפשרת לצור ארכיון בצורה קלה ופשוטה אשר נגיש מכל מקום.
קביעת טראקבק